Au fil des années et grâce aux événements divers et variés que nous avons organisés, nous avons fait de la logistique un vrai savoir-faire qui nous permet aujourd’hui d’appréhender chaque projet de façon professionnelle et organisée.
La logistique se définit comme étant la gestion de flux (matériels, physiques…) permettant la mise à disposition des ressources qui répondent aux besoins identifiés tout en respectant le cadre défini au préalable.
On comprend ainsi que la première étape d’identification des besoins et de compréhension des enjeux de l’événement permet de définir les ressources adaptées. En tant que prestataire logistique, il est primordial de connaître l’ensemble des contraintes (temps, budget, physique, géographique…) pour anticiper les problématiques qui pourraient se présenter et ainsi assurer une prestation de qualité.
Voici donc comment, à partir de 3 éléments essentiels dans la coordination d’un événement, Optimum Events a fait de la logistique un véritable domaine de compétences.
LA CONNAISSANCE DU TERRAIN
Trouver le lieu de l’événement est une étape déterminante dans l’organisation d’un événement. En effet, l’établissement doit répondre aux nombreux critères tels que l’ambiance recherchée, la capacité d’accueil, la contrainte budgétaire et la disponibilité pour les dates demandées.
Bien que les images et présentations de site puissent paraitre idéales, le choix ne peut se faire sans avoir été sur place au préalable. L’étape de la visite permet de se projeter et de visualiser la façon dont la logistique pourra se mettre en place. C’est également le moment pour revenir avec le propriétaire sur les contraintes d’accès, d’aménagement et techniques qui doivent être prises en compte.
IDENTIFIER LE RÔLE DE CHAQUE PARTIE PRENANTE
Tout comme le chef d’orchestre coordonne chaque musicien dans l’interprétation et l’exécution d’une œuvre musicale, le coordinateur logistique joue le rôle de chef d’orchestre auprès des partenaires et coordonne chaque acteur dans la préparation et la réalisation d’un événement.
Nous portons une attention particulière au fait de rencontrer chaque prestataire et de comprendre leur rôle et leurs besoins pour réaliser leur mission dans les meilleures conditions. Cette étape essentielle dans la préparation d’un événement, permet de coordonner l’ensemble des acteurs et de s’assurer que les conditions de travail soient optimales.
De cette façon, il est également plus facile d’anticiper les délais d’installation, les besoins matériels et ainsi de prendre en compte ces éléments lors de chaque prise de décision.
L'ANTICIPATION
Anticiper est une qualité essentielle dans l’organisation d’événements car elle permet d’avoir le contrôle. A travers la réalisation d’événements divers allant de la réalisation d’une journée de team building pour 50 personnes à la réalisation d’une convention avec pas moins de 1800 collaborateurs, nous avons acquis une expérience qui nous permet aujourd’hui d’apporter de la sérénité à notre client. En effet, chaque événement apporte son lot de surprises et nous renforce dans notre capacité à poser les bonnes questions et anticiper les imprévus.