RENCONTRES INTERNATIONALES

NEW WORLD NEW CHALLENGES

1 800 Participants

CLIENT : 

Groupe de Grande Distribution, premier acteur français sur le marché international du bricolage.

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CONTEXTE :

Un rassemblement de 1800 personnes de toutes nationalités sur 3 jours, dont nous avons géré le transport, l'hébergement, la restauration...​

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ACTIONS MENEES :

• Lancement d’appels d’offres, sélection de prestataires, repérages, négociation des contrats (lieu de convention, hébergement, transport, traiteurs, soirées, hôtesses, experts en sécurité…)

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• Suivi et adaptation du projet au fur et à mesure en fonction des attentes du client et des inscriptions des participants sur un site spécialement dédié.

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• Achat et location de matériel et tenues

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• Coordination logistique terrain :

1. Paris Event Center : installation de plusieurs espaces dédiés (restauration, catering, vestiaire, accueil et espaces de travail agence et service communication du client…), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage
    

2. Hôtels : installation des desks d’accueil, briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses
    

3. Premier soir : transferts en bus et voitures particulières vers 4 lieux de soirées :
      o  Diner à la Tour Eiffel
      o  Diner au Faust
      o  Croisière dinatoire
      o  Croisière dansante après un diner foodtruck d’exception
    

4. Deuxième soir : installation de plusieurs espaces dédiés à la Cité du Cinéma
   (restauration, catering et vestiaire), briefing des coordinateurs logistiques et hôtesses, démontage
    

• Gestion des prestataires et personnel sur chacun des sites

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• Vérification des commandes et livraisons

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• Gestion des flux des participants pendant 3 jours

(entre le lieu de convention, les hôtels, les soirées et les aéroports et gares)

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• Vérification des rooming-lists et facturation finales

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• Débriefing

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• Suivi de facturation

Faites de votre projet

un événement unique

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